Klauzula RODO

W związku z realizacją wymogów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO), pragniemy Państwa poinformować o następujących zasadach przetwarzania danych osobowych:

Administrator Danych Osobowych (ADO) 

Jeremias sp. z o.o., ul. Kokoszki 6, 62-200 Gniezno.

Tel. +48 61 428 46 20, jeremias@jeremias.pl

Inspektor ochrony danych osobowych (IOD)

Krzysztof Dziemian, adres e-mail: iod@jeremias.pl

ADO przetwarza Państwa dane w celu:

1. Rekrutacji pracowników

Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. b) RODO, art. 22⁽¹⁾ Kodeksu pracy, oraz art. 9 ust. 2 lit. b) RODO
(dane wrażliwe). Podanie tych danych jest wymogiem ustawowym i niezbędnym do realizacji celu rekrutacji. Jesteście Państwo zobowiązani do ich podania, a konsekwencją niepodania będzie brak możliwości wzięcia udziału w rekrutacji. Pozostałe dane osobowe niewymagane przepisami prawa (np. zainteresowania) przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) RODO, czyli na podstawie Państwa dobrowolnej zgody
i ich podanie nie ma wpływu na możliwość udziału w rekrutacji.

Okres przechowywania danych osobowych: Państwa dane osobowe przetwarzamy do momentu zakończenia procesu rekrutacyjnego, a gdy wyrazili Państwo zgodę na udział w przyszłych rekrutacjach nie dłużej niż przez 12 miesięcy od daty nadesłania dokumentów aplikacyjnych.

2. Zatrudniania pracowników

Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. b) RODO, art. 22⁽¹⁾  Kodeksu pracy, oraz art. 9 ust. 2 lit. b) RODO (dane wrażliwe) - przetwarzanie niezbędne jest do wykonania umowy,  art. 6 ust.1 lit. c) RODO - przetwarzanie niezbędne jest do wypełnienia obowiązku prawnego, art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora, oraz art. 6 ust. 1 lit. a) RODO - w zakresie danych osobowych niewymaganych przepisami prawa – podstawą prawną przetwarzania jest Pani/Pana zgoda.

Okres przechowywania danych osobowych: w zależności od realizacji celu, dla którego przetwarzane są dane osobowe, okres ich przechowywania wynosi: 50 lat lub 10 lat dla umów zawartych po 01.01.2019 roku (w zależności od daty zatrudnienia) od końca roku, w którym ustał stosunek pracy. Dla umów zawartych po 31 grudnia 1998 r. a przed 1 stycznia 2019 r. pracodawca może złożyć do ZUS-u specjalny raport informacyjny, o którym mowa w art. 4 ust. 6a ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, w tym przypadku  okres może zostać skrócony do 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym raport informacyjny został złożony.

3. Współpracy z firmami zewnętrznymi z którymi ADO ma podpisaną umowę na świadczenie usług Podstawa prawna przetwarzania: Art. 6 ust. 1 lit. b) RODO - przetwarzanie niezbędne jest do wykonania umowy lub podjęcia działań przed zawarciem umowy, podanie danych jest konieczne w celu współpracy.
Okres przechowywania danych osobowych: przez okres niezbędny do realizacji zawartych umów i zasad w nich określonych. Minimum 5 lat od końca roku, w którym wystawiono ostatnią fakturę/dowód księgowy.

4. Realizacji umowy

Źródło: Dane pracowników i współpracowników przekazywane w ramach współpracy przez podmiot będący stroną umowy.

Podstawa prawna przetwarzania: Art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, w celach kontaktu w sprawach związanych z wykonaniem Umowy głównej, w celach administracyjnych, w tym związanych z organizacją współpracy
i nadzorem nad wykonywaniem Usług lub realizacji innych zobowiązań lub uprawnień realizowanych na podstawie Umowy głównej, w celach dowodowych związanych z wykonaniem Umowy głównej, w celu dochodzenia roszczeń związanych z realizacją Umowy głównej.
Okres przechowywania danych osobowych: Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez Administratora co najmniej przez okres obowiązywania umów zawartych pomiędzy firmami, a jeśli będzie to niezbędne dla celów dowodowych - dane osobowe mogą być przechowywane także do czasu przedawnienia roszczeń z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej lub zakończenia postępowania sądowego związanego z w/w umowami.

5. Sprzedaży usług

Podstawa prawna przetwarzania: Art. 6 ust. 1 lit b) RODO – przetwarzanie niezbędne jest do realizacji łączącej Panią/Pana z Biurem umowy,  art. 6 ust. 1 lit c) RODO – w celu prowadzenia dokumentacji księgowo – podatkowej,  oraz art. 6 ust. 1 lit. f) RODO  - do realizacji celu związanego z ewentualnym ustaleniem, dochodzeniem roszczeń lub obroną przed roszczeniami.

Okres przechowywania danych osobowych: Państwa dane będą przechowywane przez okres obowiązywania umowy. Maksymalnie 6 lat od końca roku obrachunkowego, w którym wystawiono ostatnią fakturę.

6. Przyszłego dochodzenia roszczeń

Podstawa prawna przetwarzania: Art. 6 ust. 1 lit. f) RODO.
Okres przechowywania danych osobowych: przez okres przedawnienia roszczeń w ramach odpowiedniego rodzaju umowy: umowa o dzieło, zlecenia - 2 lata, umowa o współpracy - 3 lata.

7. Prowadzenie działań marketingowych związanych z prowadzoną działalnością

Podstawa prawna przetwarzania: Art. 6 ust. 1 lit. a) RODO oraz art. 6 ust. 1 lit. f) RODO. Podanie danych jest dobrowolne.
Okres przechowywania danych osobowych: Do momentu wycofania zgody lub wniesienia sprzeciwu przez podmiot danych.

8. Udzielanie odpowiedzi na pytania przesłane za pomocą poczty elektronicznej
Podstawa prawna przetwarzania: Art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – uzasadniony interes ADO. Podanie danych jest dobrowolne.
Okres przechowywania danych osobowych: do momentu udzielenia odpowiedzi na przesłane zapytanie, maksymalnie 12 miesięcy.

9. Ochrony osób i mienia przebywających na terenie ADO

Źródło pochodzenia danych: dane pochodzące z monitoringu.
Podstawa prawna przetwarzania: Art. 6 ust. 1 lit. f) RODO.
Okres przechowywania danych osobowych: od momentu nagrania przez okres max. 3 miesięcy.

10. Nagrywanie rozmów telefonicznych

Podstawa prawna przetwarzania: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO.
Okres przechowywania danych osobowych: Państwa dane osobowe będą przechowywane przez dochodzenia ewentualnych roszczeń – 36 miesięcy.

11. W celu utrzymania systemów jakości ISO 9001

Podstawa prawna przetwarzania: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO.
Okres przechowywania danych osobowych: Państwa dane osobowe będą przechowywane przez dochodzenia ewentualnych roszczeń – 36 miesięcy.

12. Proces obsługi reklamacji

Podstawa prawna przetwarzania: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO.
Okres przechowywania danych osobowych: Państwa dane osobowe będą przechowywane przez dochodzenia ewentualnych roszczeń – 36 miesięcy.

W przypadku pojawienia się innego celu niż wymieniony powyżej obowiązek informacyjny zostanie Państwu przekazany bezpośrednio w formularzu lub podczas pierwszej czynności skierowanej do Państwa.

  Prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych:

• Jeżeli podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit a lub b RODO: 
  • prawo dostępu do treści danych 
  • prawo do sprostowania danych
  • prawo do usunięcia danych (prawo do bycia zapomnianym)
  • prawo do ograniczenia przetwarzania danych 
  • prawo do przenoszenia danych 
• Jeżeli podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO: 
  • prawo dostępu do treści danych 
  • prawo do sprostowania danych 
  • prawo do ograniczenia przetwarzania danych 
• Jeżeli podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit e lub f RODO: 
  • prawo dostępu do treści danych 
  • prawo do sprostowania danych 
  • prawo do usunięcia danych (prawo do bycia zapomnianym) 
  • prawo do ograniczenia przetwarzania danych 
• Prawo do cofnięcia zgody: 

Jeżeli przetwarzanie odbywa się, na podstawie Państwa zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) dane będziemy przetwarzać do momentu jej wycofania. Zgodę można wycofać w każdej chwili, przesyłając wiadomość
e-mail na adres wskazany powyżej lub osobiście w siedzibie Administratora.  Cofnięcie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.   

Po wycofaniu zgody dane przetwarzane będą w celu ochrony przed roszczeniami (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) przez okres zgodny ze stosownymi przepisami prawa, wynoszący maksymalnie 3 lata.

• Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego: 

Jeśli dopatrzą się Państwo naruszeń ze strony ADO, co do bezpieczeństwa przetwarzania tych danych, istnieje możliwość wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych,
tj. do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Aktualny adres organu nadzorczego to: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

Bezpieczeństwo danych:

Państwa dane osobowe będą przetwarzane, zgodnie z postanowieniami RODO, na piśmie lub w formie elektronicznej, w celach podanych powyżej oraz przy wykorzystaniu odpowiednich metod, służących zagwarantowaniu bezpieczeństwa i poufności danych osobowych zgodnie z art. 32 RODO. Współpraca pomiędzy naszą firmą, a podmiotami biznesowymi jest regulowana przez odpowiednie przepisy prawa.

Odbiorcy danych:

W związku z przetwarzaniem danych, Państwa dane osobowe mogą być udostępniane innym odbiorcom lub kategoriom odbiorców, takim jak:   

Organom i instytucjom oraz właściwym podmiotom administracji publicznej i samorządowej w zakresie i w celach, które wynikają z przepisów powszechnie obowiązującego prawa.

Firmom świadczącym usługi na rzecz ADO, a w szczególności w zakresie: ochrony danych osobowych, podmiotom wykonującym usługi audytu, obsługi informatycznej, oprogramowania komputerowego, finansowe, ubezpieczenia, serwisu urządzeń, korespondencyjne.

Innym podmiotom, które na podstawie stosownych umów przetwarzają dane osobowe dla administratora.