System zgłaszania nieprawidłowości
Poniższe informacje dotyczą sygnalistów, którzy nie zdecydowali się na anonimowe zgłoszenie oraz osób, których zgłoszenie dotyczy, w szczególności tych, które zostały bezpośrednio wymienione w zgłoszeniu.
Rodzaj i cel przetwarzania
W trakcie zgłoszenia dokonywanego przez sygnalistę oraz w trakcie procesu logowania udostępniane są pewne dane osobowe. O ile sygnalista nie zdecydował się na zgłoszenie anonimowe, jego dane osobowe zostaną wykorzystane w celu rozpatrzenia sprawy. Podobnie, w celu wyjaśnienia zgłoszenia, czy podjęcia działań następczych, mogą być przetwarzane dane osobowe innych osób, których sprawa dotyczy, wskazanych przez sygnalistę (świadkowie, osoby pomagające w zgłoszeniu).
Jeżeli sygnalista chciałby dodać wyjaśnienia, albo odpowiedzieć na dodatkowe pytania, może skontaktować się z odbiorcą danych, przy użyciu loginu sprawy zawierającego numer sprawy i hasło.
Podstawa prawna
Udostępnienie portalu i prowadzenie sprawy opiera się na obowiązku prawnym (art. 6 ust. 1 lit. c RODO), w związku z obowiązkiem wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych naruszeń prawa wynikającym z ustawy z dnia 14 czerwca 202r roku o ochronie sygnalistów.
Kategorie danych przetwarzanych w procesie obsługi zgłoszenia
W przypadku sygnalisty dane przetwarzane w procesie obsługi zgłoszenia to: adres e-mail, numer telefonu, imię, nazwisko i ewentualnie inne dane, które sygnalista przesłał z własnej inicjatywy.
Osoby, których zgłoszenie dotyczy lub których dane zostały wskazane w zgłoszeniu: zakres i kategorie danych mogą się różnić w zależności od zgłoszenia sygnalisty. W minimalnym zakresie, będą to informacje pozwalające na ustalenie tożsamości takie jak: nazwisko, imię, stanowisko/miejsce pracy.
Źródło danych
Zgłoszenie dokonane przez sygnalistę
Odbiorca danych
Odbiorcą danych jest BKP Compliant GmbH jako podmiot przetwarzający, w szczególności osoba przyjmująca i rozpatrująca zgłoszenie.
Odbiorcą danych mogą być też organy, instytucje lub podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa.
Okres przechowywania danych osobowych
Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem będą przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
Wymóg prawny/umowny
Podanie danych osobowych sygnalisty jest dobrowolne.
Transfer danych osobowych do kraju trzeciego
Przetwarzanie danych nie odbywa się poza Unią Europejską (UE) ani Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG).
Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie
Jako odpowiedzialna firma, w procesie przetwarzania danych nie stosujemy automatycznego podejmowania decyzji ani profilowania.